jeudi 23 juillet 2009

L'outsourcing RH gagne du terrain


Les services RH externalisent peu à peu les tâches administratives, chronophages et sans réelle valeur ajoutée pour se recentrer sur des activités plus stratégiques et créatrices de valeur. Exit alors l’édition des bulletins de paye, la gestion administrative de la formation ou du personnel. Un procédé qui peut se révéler payant en période de crise, à condition de ne pas le prendre à la légère.

« Le renforcement de l’outsourcing est une orientation prise par les entreprises dans leur recherche de maîtrise des coûts. 17 % l’ont déjà fait au cours des 6 derniers mois et 33 % vont le faire d’ici fin 2009 », note le cabinet conseil en ressources humaines Mercer, dans une étude intitulée "Diriger en temps de crise" et publiée début juillet 2009.

Parmi les activités les plus externalisées figure, en premier lieu, l’édition des bulletins de paie. Viennent ensuite la gestion de la formation, la gestion des temps et des activités, la gestion du personnel ou encore tout ou partie du processus de recrutement (1). « Mais attention, prévient Philippe Adalbert de Martaizé, en charge des activités HR chez KSA, il faut casser l’idée selon laquelle il s’agirait d’une démarche purement économique. »

Sur ce point, la plupart des acteurs s’accordent sur un délai de retour sur investissement de 3 à 5 ans. D’ailleurs, « plus qu’une réduction des coûts, l’externalisation permet une maîtrise de ces derniers », reprend Philippe Adalbert de Martaizé. Il s’agit donc surtout, pour la fonction RH, de se repositionner sur son cœur de métier pour accompagner la stratégie de l’entreprise. Mais pour être efficace, un processus externalisé doit d’abord être bien pensé.


Une question de taille

Avant d’envisager une éventuelle externalisation d’un ou plusieurs processus RH, l’entreprise doit s’interroger sur la pertinence d’une telle démarche au regard de ses propres caractéristiques. Car toutes les entreprises ne sont pas concernées par l’externalisation. Selon les auteurs de l’"Etude sur la performance de l’outsourcing RH" (2), « il apparaît qu’une structure de grande taille couvrant la fonction RH dans son intégralité et considérant certains de ses domaines comme non stratégiques soit le cadre favorable à une prestation d’externalisation ». Pour Philippe Adalbert de Martaizé, « dès lors qu’elle comporte 500 à 600 personnes, une entreprise a déjà des process suffisamment bien établis » pour envisager sereinement l’externalisation. Il ajoute : « Même si de petites structures peuvent externaliser une partie de certains processus. »


Clarifier les procédures

Une fois la décision prise d’externaliser, l’entreprise doit prendre le temps de la préparation. En premier lieu, il s’agit de communiquer sur le changement à l’égard des salariés concernés et de l’ensemble de l’entreprise. « En général, c’est 50 % de chances de réussite en plus », précise Philippe Adalbert de Martaizé. Par ailleurs, dans leur "Etude sur la performance de l’outsourcing RH", les auteurs citent un DRH ayant eu recours à l’externalisation : « On a voulu griller les étapes en commençant la prestation trop rapidement. Il aurait fallu prendre plus de temps dans la préparation, afin de clarifier mieux les procédures. » Jean-Claude Merlane, président directeur général du cabinet conseil en management et ressources humaines Merlane, confirme : « Il faut de la patience pour faire l’inventaire de l’existant. » Au programme de cette préparation : audit, état des lieux, écriture des procédures, du manuel de qualité, définition des objectifs... « Il faut au moins un an (soit un exercice) pour avoir une visibilité sur un processus mis en œuvre », commente Jean-Claude Merlane.

Une concertation permanente

Externalisation ne veut pas dire déresponsabilisation. « Nous sommes dans une logique de coresponsabilité et de coréalisation, appuie Jean-Claude Merlane. Si cela ne fonctionne pas bien, c’est parce que l’on ne s’entend pas bien, et inversement. » D’où l’importance d’établir en amont des règles de fonctionnement. Et, durant le projet, « il est important que les acteurs clés se concertent en permanence, précisent les auteurs de l’"Etude sur la performance de l’outsourcing RH". Cela peut se matérialiser par exemple par des réunions mensuelles, des échanges téléphoniques ou par mails réguliers. » Bien menée, l’externalisation de processus RH peut être créatrice de valeur. « Au bout de 2 à 3 ans, le client s’aperçoit que l’on peut faire des propositions pour améliorer les processus, explique Jean-Claude Merlane. Nous présentons l’avantage de travailler avec plusieurs entreprises sur ces sujets et nous menons donc un benchmark régulier. » Reste pour le DRH à démontrer la valeur ajoutée d’un tel projet qui demande un investissement certain au départ. Philippe Adalbert de Martaizé reconnaît : « Il est vrai qu’en temps de crise, il n’est pas forcément facile pour un DRH de démontrer l’intérêt d’un tel investissement à court terme. »


(2) Voir le post sur l'étude réalisée par les étudiants en master 2 Management des ressources humaines de l’IAE de Toulouse en collaboration avec le cabinet Merlane et publiée début juillet 2009.
Pour en savoir plus sur les compétences de Mercer en France : Téléchargez la brochure "Ressources humaines : un savoir-faire d’experts ".

1 commentaire:

  1. Bonjour, je suis tout à fait d'accord avec votre article, je travail dans une PME et le Responsable des Ressources Humaines à décider il y a déjà quelque mois d'externaliser le service paye qu'il chapotait car il y avait continuellement des erreurs et pour se simplifier la tâche et pouvoir se concentrer sur d'autre process il a donc externalisé se service. Malheureusement les salariés ont pu constater que des erreurs étaient toujours présentes, même après plusieurs mois de mise en place. Je pense donc qu'il aurait peut être mieux valu de régler tout d'abord les erreurs de process en interne avant de l'externaliser.

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